Risk Doctor Briefing

© Julho 2006, Dr David Hillson PMP FAPM – [email protected]

Prezado Risk Doctor,
Estou convencido que uma abordagem estruturada de gestão de riscos ajudaria no meu projeto, mas a minha equipe está resistindo à idéia. Eles dizem que estão muito ocupados para realizarem a gestão de riscos além das tarefas normais do projeto. O que você aconselharia?

Gerente de Projeto Frustado.

Prezado Gerente de Projeto Frustrado,

Qualquer um que está muito ocupado para gestão de riscos está muito ocupado! Pessoas que não têm nenhum tempo para pensar com antecedência sobre os potenciais problemas, sempre conseguem arranjar tempo para resolver os problemas quando eles acontecem. Tente uma combinação dos oito passos seguintes para encorajar a sua equipe na adoção da gestão de riscos:

1. Ordene. Se você pode, insista que um processo de gestão de riscos estruturado deve ser implementado no seu projeto. Mesmo não sendo a resposta completa, isso orientará as pessoas o que fazer. Se os procedimentos da sua empresa incluem os processos de riscos, então você poderá referi-los e explicar que realmente eles não têm outra escolha.

2. Simplifique. A gestão de riscos não precisa ser complicada. Torne o processo o mais simples possível sem comprometer a eficácia. Minimize a sobrecarga da equipe, mantenha as reuniões de riscos curtas e não perca o foco, e somente colete as informações que você pretende utilizar.

3. Normalize. Explique para a sua equipe que a gestão de riscos é uma “tarefa normal do projeto” e que ela não é uma tarefa extra opcional. Todos os projetos são arriscados, e a gestão de riscos precisa estar embutida em cada parte do projeto. Planeje e reveja as respostas aos riscos, da mesma maneira que as outras tarefas do projeto, e espere que a sua equipe trate-as da mesma forma que as outras tarefas.

4. Demonstre. O gerente do projeto deve liderar pelo exemplo, e ser um modelo de atuação para a equipe. Se você mostrar que trata seriamente a identificação e a gestão de riscos, e você mesmo a realiza ativamente, a equipe se sentirá mais confortável para seguir o seu exemplo.

5. Use. Quando relatórios de riscos são escritos e esquecidos, a equipe vai aprender que a gestão de riscos não é importante. Mas onde a direção e a estratégia do projeto são ajustadas sobre a luz da gestão de riscos, as pessoas verão que seus esforços fazem a diferença no decorrer da execução do projeto.

6. Atualize. Se o Registro de Riscos é produzido uma vez e nunca for atualizado, ou as respostas acordadas não são revisadas e monitoradas, a avaliação de riscos ficará desatualizada rapidamente e não será mais útil. Garanta que a exposição atual de riscos é compreendida enfatizando a importância dos processos de riscos.

7. Celebre. Procure provar que a gestão de riscos tratou uma ameaça de tal forma que um problema foi evitado, ou evidência que uma oportunidade potencial foi convertida em uma vantagem real. Registre estes sucessos e fale com as pessoas sobre eles. Sucesso gera sucesso.

8. “Influencie”. Procure por apoio e venda a idéia para os gestores seniores. Quando o chefe solicitar informações de riscos como parte da governança do projeto, a equipe saberá que isso é importante.

Estes passos devem garantir que a sua equipe constate quão importante é a sua visão de gestão de riscos e deve encorajá-la a levar isso a sério e a realizar por ela mesma a gestão de riscos – porque isso funciona!

Cordialmente,
The Risk Doctor

Traduzido por Marconi Fábio Vieira, PMP

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