Risk Doctor Briefing

© Setembro 2007, Dr David Hillson PMP FAPM – [email protected]

Se você perguntar para as pessoas qual a técnica que elas utilizam para identificar riscos, a maioria delas vai responder na lista a brainstorming, geralmente conduzida como parte de um workshop. Na verdade para muitas pessoas, a brainstorming não é uma técnica entre muitas; ela é a única que elas usam.

A brainstorming é popular por uma série de razões:

• Todos se envolvem como uma oportunidade de compartilhar suas opiniões abertamente.
• Ela produz resultados visíveis rapidamente utilizando flipcharts espalhados pela sala.
• Ela é geralmente utilizada numa atmosfera divertida a partir do local de trabalho.
• Ela possibilita as pessoas serem criativas e “expressarem o que vier na cabeça na hora”.
• Encoraja o desenvolvimento da equipe e cria um senso de propriedade compartilhado do resultado.

Mas existem alguns aspectos para a brainstorming que podem levá-la a ser ineficaz, por exemplo:

• Pode ser difícil reunir as pessoas certas para participarem da sessão, e se a perspectiva de um stakeholder chave não estiver presente, riscos importantes podem não ser identificados.
• O modo como o grupo funciona pode ser influenciado pelo pensamento grupal e outras bias do subconsciente.
• Indivíduos influentes podem impor seus pontos de vista na sessão e inibir que os outros contribuam.
• A abordagem criativa não-crítica geralmente resulta na identificação de situações que não são riscos (como problemas, pontos de atenção, preocupações, etc.).

Isso pode ser resolvido com simples passos como facilitação eficaz através de alguém com habilidades em dinâmicas de grupo, uma boa preparação dos participantes antes de comparecerem na sessão, e o comprometimento de todos com a honestidade e em respeito mútuo. Mas mesmo com isso, a brainstorming pode transcorrer com algumas dificuldades.

Parte do problema é que tradicionalmente a brainstorming não foi concebida para identificar riscos. A técnica foi originalmente desenvolvida para resolução de problemas, e tem dois princípios chave. Primeiro adia o julgamento. A geração de idéia deve ser separada da avaliação, caso contrário o fluxo criativo pode ser interrompido. Segundo é que quantidade gera qualidade. A primeira idéia é raramente a melhor, então encontrar mais idéias aumenta a chance de obter algumas boas. Estes dois princípios são expressos em quatro regras da brainstorming:

1. Criatividade e liberdade de pensamento são bem-vindas e encorajadas, mesmo se elas parecem improdutivas.
2. Nenhuma crítica é permitida durante a sessão, com o julgamento sendo adiado porteriomente.
3. A Combinação e as melhorias são requeridas para produzir melhores idéias que se destacam umas sobre as outras.
4. A Quantidade é necessária, já que um número maior de idéias aumenta a chance de encontrar uma solução.

Quando a brainstorming é usada para identificação de riscos precisamos ter a certeza que identificamos a maior quantidade de riscos possíveis de diversas fontes do projeto. Infelizmente o processo criativo pode resultar na identificação de situações que não são riscos. É comum numa sessão de brainstorming que os participantes se concentrem em áreas onde se sintam mais confortáveis, como riscos técnicos, ignorando outras áreas importantes como a comercial e os riscos externos. É possível também que uma sessão de brainstorming seja conduzida por um caminho nebuloso, com pessoas sendo muito “criativas” sobre riscos irrealistas (como uma invasão alienígena, ou todo mundo morrendo de uma doença misteriosa, ou o gerente do projeto que se tornou milionário).

Para evitar estes problemas, as regras da brainstorming precisam ser modificadas quando for utilizada como uma técnica de identificação de riscos. Por exemplo, ajuda ter uma avaliação das idéias inicialmente geradas para remover os não-riscos. Utilizar uma descrição padrão de risco (ou uma metalinguagem do risco) pode ajudar a garantir que somente os riscos genuínos sejam capturados. Pode ser útil também estruturar a criatividade numa brainstorming de identificação de riscos em categorias de riscos ou uma Estrutura Analítica de Riscos (RBS) para garantir que todas as fontes possíveis de riscos tenham sido consideradas.

Todo mundo ama o brainstorming, mas ela deve ser utilizada com cuidado e inteligentemente na identificação de riscos para alcançar o seu propósito de permitir que os stakeholders chaves identifiquem todos os riscos possíveis de uma maneira criativa e divertida.

Traduzido por Marconi Fábio Vieira, PMP

Para dar opiniões sobre este artigo, ou para maiores detalhes como desenvolver uma gestão de riscos eficaz, contate Doctor Risk ([email protected]), ou visite o web site do Doctor Risk (www.risk-doctor.com).