Apesar da falta de padronização, e até mesmo controvérsia, na classificação de tipos de escritórios de projeto (PMO), eu particularmente prefiro uma classificação mais simples e direta composta de três tipos básicos, variando em grau de controle e influência que eles possuem sobre os projetos da empresa.

Você precisará determinar qual tipo deverá implementar de forma a ter um escritório de projetos efetivo.

Os tipos básicos de escritório de projeto, na minha visão são:

1. SUPORTE

O PMO de suporte geralmente, como o nome sugere, provê suporte na forma de expertise, templates, melhores práticas, treinamento, acesso à informação sobre outros projetos, etc. Este tipo de PMO é indicado em empresas onde projetos já são executados com sucesso, mas onde maior controle não é visto como necessário.

Além disso, caso o objetivo seja ter um repositório de informações sobre gerenciamento de projetos que possa ser utilizado livremente pelos gerentes de projeto da empresa, o PMO de suporte certamente é a melhor opção.

2. CONTROLE

Em empresas onde exista a necessidade de disciplinar as atividades, processos, procedimentos, documentação e mais – um PMO de controle pode atingir esta meta. Não apenas este tipo de PMO fornece o suporte – como no PMO de suporte – mas também requer que este suporte seja utilizado. Os requerimentos podem incluir a adoção de metodologias, templates e formulários específicos; conformidade com a governança de TI; e a aplicação de quaisquer outros conjuntos de regras sancionados pelo PMO.

Além disso, este tipo de escritório de projeto deverá ser responsável por revisões regulares e isto poderá representar um fator de risco para o projeto. Em geral só funcionará se a) Estiver absolutamente claro que a conformidade com os processos e procedimentos de gerência de projeto trarão melhorias para a empresa e na forma como ela executa seus projetos, e b) O PMO tiver suporte suficiente dos executivos da empresa para enforçar os controles criados.

3. Diretivo

Este tipo de PMO vai além do controle e “domina” o projeto fornecendo experiência em gerenciamento de projetos e os recursos para efetivamente gerenciar os projetos. Conforme as empresas criam seus projetos, gerentes de projeto profissionais do escritório de projetos são alocados a estes projetos. Assim, injeta-se uma alta dose de profissionalismo nestes projetos e, como cada gerente se originou e se reporta ao PMO diretivo, este garante um alto nível de consistência na prática de gerenciamento entre os diversos projetos. Esta opção é altamente efetiva em grandes empresas que em geral possuem suporte matricial em várias áreas e onde este tipo de escritório se ajustaria à cultura.

O melhor tipo de escritório de projetos depende de vários critérios tais como o tipo de empresa, sua cultura, histórico do que funciona e do que não funciona, existência de competências em gerenciamento de projetos, porte, etc. Entretanto, os objetivos são, mais ou menos, os seguintes:

1) Implementar uma metodologia comum;

2) Padronizar a terminologia;

3) Introduzir processos efetivos e repetitivos de gerenciamento de projetos;

4) Fornecer ferramentas de suporte;

5) Finalmente, o objetivo é melhorar os níveis de sucesso dos projetos dentro da empresa.

Conhecer estes tipos básicos de escritórios de projeto (PMO) pode ajudar você e sua empresa a determinar que tipo de PMO é melhor para ela e a forma mais eficaz de criá-lo.