A criação de um escritório de projetos envolve inúmeros desafios e, um dos mais importantes, dentro da área de conhecimento de comunicação, se relaciona a capacidade de comunicar novas definições aos participantes diretos e indiretos, de forma que a mensagem seja, por eles, recebida, corretamente interpretada e aplicada.

Um dos fundamentos que sustentam uma boa comunicação de um escritório de projetos, mesmo que básico, envolve os treinamentos sobre mudanças significativas no processo, ou nos comunicados para mudanças pequenas e urgentes. Este tipo de fundamento, por mais básico que pareça, pode ser deixado de lado em algumas ocasiões, o que pode afetar diretamente o sucesso das mudanças que deverão ser efetuadas. As dificuldades de um treinamento é justamente a fraqueza da infraestrutura, ter a disponibilidade de todos os envolvidos, principalmente em projetos críticos e, por fim, a garantia que estas mudanças serão efetivamente recebidas e aceitas. Neste momento que, o que se mostra mais coerente é fazer um plano, com definição de metas muito claras, para que o objetivo seja atingido de forma satisfatória, onde os benefícios de longo prazo serão significativos, pela evolução que irá ocorrer efetivamente com o passar dos meses ou dos anos. A não aplicação do treinamento pode fazer com que o trabalho seja impossibilitado para as novas evoluções, onde a tendência de conhecimentos e melhoria na forma de trabalho, no que tange a qualidade dos processos, tende a reduzir, mesmo que a experiência especializada aumente, mesmo assim, com o passar dos anos, o processo como um todo não tem condições de ficar íntegro, pois a tendência é a execução feita com base naquilo que é mais facilmente conhecido e aplicável naquele momento, onde as outras definições sofrem alterações pontuais, o que faz com que nem sempre sejam completas e, nem mesmo, sustentadas de uma forma holística.

A interpretação das novas regras deverá ser monitorada, constantemente, através de indicadores que demonstrem a efetividade destas novas mudanças. Sob a luz destes indicadores é possível identificar os canais falhos de comunicação e preparar mudanças relevantes, de forma que todos participantes sejam alcançados. As pequenas equipes, que padecem deste problema, poderão ter problemas que são mais rapidamente reparáveis, porém, as equipes de empresas com porte significativo, que apresentarem tais problemas, terão grandes dificuldades para reparar problemas acumulados em uma longa data, mesmo porque os problemas migrarão para todas as áreas, onde poderá corromper a base das ações previstas. O tratamento inicial, através de acompanhamento constante de aceitação e aplicação da mudança, garante uma condução prática, que conduz todo o processo ao fim desejado. As mudanças são sempre necessárias, mas quase nunca estas mudanças são efetivadas, e esta não efetivação se torna uma mina no objetivo que se deseja atingir, diante disto, as evoluções do Escritório de Projetos somente poderão ser atingidas mediante o acompanhamento constante e a orientação prática diante das mudanças propostas.