No atual contexto dinâmico, competitivo e de transformação do mercado de software de Business Analytics, os usuários são beneficiados por meio do aumento de ofertas, da queda nos preços, das padronizações e da chegada de soluções alternativas para aumentar sua capacidade de endereçar as necessidades da organização e impulsionar os processos de tomada de decisão.

O conceito de Business Analytics, além das ferramentas tradicionais de Business Intelligence, traz consigo inovações como características de notícias on-line e de sites comunitários dispostos em relatórios com gráficos e com conteúdo desestruturado, além do suporte à colaboração e workflow e, o mais importante, foco no suporte à decisão.

O mercado usuário pode sentir-se confiante e considerar a implementação de soluções de BA para a solução de problemas específicos de negócios, pois o cenário é favorável e haverá a sua disposição ferramentas e suporte para apoiar suas necessidades organizacionais e auxiliar a atingir suas metas.

Porém, como em qualquer iniciativa de adoção de software, ou até mais, assegurar o apoio da alta gerência é imprescindível, assim como o envolvimento da área usuária de negócios.

Também é preciso entender e mapear a capacidade de recursos da organização a fim de determinar níveis apropriados de orçamento e aumentar as chances de sucesso na adoção de BA.Sugerimos, inclusive, que um centro de competência seja considerado, a fim de assegurar:

1. Apoio e aprovação da alta gerência.

2. Equipe composta por especialistas na tecnologia de BA e por especialistas no negócio da organização que tenham poder de decisão.

3. Foco na integração contínua, na qualidade e nos esforços magistrais para a gerência de informações.

4. Única fonte de conhecimento corporativa para o processo de tomada de decisão.

5. Políticas e procedimentos de governança estabelecidos.

6. Indicadores de medida de performance definidos de acordo com as necessidades de negócio da organização.

7. Redução do risco de fracasso.

Os primeiros grandes erros na adoção destas soluções, que podem levá-la ao insucesso ou à insatisfação, são normalmente:

1. Uma adoção liderada apenas pela área de tecnologia, sem o apoio da alta gerência e sem o devido envolvimento das outras áreas internas de interesse.

2. Falta de conhecimento sobre os impactos que podem ser gerados pela nova solução, nos negócios da organização. Por exemplo, considerar disponibilidade de 99,5% como um indicador, sem prévia análise.

3. O quanto custaria para a empresa a indisponibilidade de 0.05%? Esta sim deveria ser a questão a ser respondida.

Os aspectos técnicos são sim importantes, mas os de negócio também o são. Além disso, a decisão não pode considerar apenas custo, mas também flexibilidade, disponibilidade, agilidade, entre outras coisas.

Uma boa solução deve começar sempre com o entendimento real do processo de tomada de decisão que ocorre ao longo de cada processo de negócio. É preciso entender e documentar as decisões tomadas, bem como o impacto que causaram na performance. Para isso, tenha sempre a resposta para estas perguntas:

1. Como tomamos as decisões hoje?

2. Estas decisões são tomadas de forma coerente?

3. Quem são os melhores tomadores de decisão?

4. As decisões consideram indicadores reais de negócio?

5. Estamos utilizando as melhores práticas na tomada de decisão?

Melhores Parcerias

A aquisição de soluções de tecnologia, ainda que seja um elemento tático para muitas organizações, deve ser considerada uma decisão estratégica, principalmente no caso de soluções relacionadas aos processos de negócio. As ações que devem ocorrer em ordem cronologia para a obtenção de sucesso em um processo de avaliação de parceria e de implantação de um projeto de Inteligência de Negócios:

1. Identificar e mapear as necessidades e processos organizacionais: Os gestores da organização devem analisar em detalhes todos os processos organizacionais para mapear a importância estratégica de cada um deles e compreender onde a empresa está e aonde pretende chegar.

2. Identificar e selecionar os parceiros estratégicos: Identificar os possíveis parceiros estratégicos que possuam capacidade tecnológica, competência técnica e de negócios e que sejam aderentes ao perfil da organização, avaliando, além da relação custo benefício, a atuação regional, atuação vertical e horizontal e os atuais clientes e casos de sucesso.

3. Criar comitê de competência: Depois de mapeadas as necessidades organizacionais e selecionados os parceiros estratégicos, é necessário montar um comitê, composto por dois grupos-chave de pessoas: o grupo de conhecimento técnico e o grupo de conhecimento de negócio. Este comitê será responsável por definir as funcionalidades do projeto de Inteligência de Negócios a ser implementado pela organização.

4. Negociar contratos: Antes de iniciar a execução do projeto de Inteligência de Negócios, é necessário firmar a negociação dos contratos com os parceiros selecionados. Nestes contratos deverão ser definidos, claramente, escopo, prazo, custo, condições de exceção, matriz de responsabilidade, níveis de serviço, indicadores, métricas – e neste caso atentar-se para as métricas de negócio e não apenas as técnicas – bônus e penalidades, além das cláusulas contratuais padrões.

5. Gerenciar, executar e controlar o projeto: Estando então definidas as equipes e regras, inicia-se o processo de execução do projeto de Inteligência de Negócios, passando as empresas parceiras a ter responsabilidades conforme definições contratuais e a empresa contratante, a responsabilidade pelo acompanhamento contínuo do projeto para assegurar que está sendo cumprido o que de fato foi definido e acordado, bem como pela identificação de possíveis necessidades de ajustes e mudanças, oferecendo ao comitê embasamento para as tomadas de decisão.

Ao longo dos últimos anos, as organizações vêm gradualmente mudando a sua visão na busca por fornecedores e caminham para um conceito mais abrangente de parceria. Ressaltamos apenas que na escolha de uma parceria para as soluções de software de BA, ainda que o parceiro não tenha conhecimento específico sobre o negócio da organização, um processo de passagem de conhecimento pode ser realizado ao longo da implementação. Contudo o mais importante é que o fornecedor tenha expertise e domínio sobre os conceitos de Inteligência de Negócios a fim de aplicá-los de forma eficiente ao contexto da organização.