Há três tipos de informações:

INFORMAÇÕES PARA DECISÕES: informações necessárias para que os membros do alto escalão possam tomar boas decisões.

INFORMAÇÕES DE MONITORAMENTO: tais como relatórios sobre o progresso em direção à realização dos objetivos ou informações para revisar o trabalho do diretor geral.

INFORMAÇÕES INCIDENTAIS: informações que são do interesse dos membros da direção, mas não exigem nenhuma ação, tais como informações resultantes das reuniões dos comitês.

As informações devem ser:

OPORTUNAS: Não adianta nada ter informações quando elas já não forem mais necessárias. As informações precisam ser atualizadas.

CLARAS: Se as informações forem técnicas, elas precisam ser bem explicadas, para que todos os membros possam compreendê-las.

CONCISAS: Se os documentos forem longos demais, as pessoas não os lerão. Diga os fatos e dê explicações simples, mas diretas. Alguns tipos de informações podem ser representados na forma de gráficos, o que economiza espaço e incentiva os membros da direção a compreenderem as relações e a se envolverem melhor na questão.

RELEVANTES: Inclua somente informações que a direção precise saber.

DE BOA QUALIDADE: Assegure-se de que os fatos, principalmente as estatísticas, estejam baseados em fontes confiáveis. Procure incluir diferentes pontos de vista. Os diretores devem ler os relatórios de forma crítica, procurando ler “nas entrelinhas”.

Pode ser útil que os gestores entrem em acordo quanto a um cronograma para as informações, que mostre quais informações serão necessárias e quando. Este deve ser entregue às pessoas responsáveis por contribuir com as informações. A cada ano, o cronograma poderia ser copiado, inserindo-se as datas relevantes. Ele mostra as datas quando as informações precisam ser apresentadas aos interessados em questão, as datas quando as informações precisam ser circuladas e os prazos para as informações que precisam ser elaboradas pelos responsãveis.

Como preencher o cronograma de informações

Tomada de decisões

As melhores decisões são tomadas, quando as pessoas têm acesso a boas informações, nas quais podem basear as suas decisões. Portanto, é importante que todas as informações sobre os antecedentes sejam coletadas e enviadas aos membros de direito antes da reunião. Os membros da direção devem ter pelo menos duas semanas para ler as informações antes de se encontrarem para discuti-las e tomarem uma decisão.

A pauta deve dizer claramente qual é a questão sobre a qual é necessário tomar uma decisão. Isto economiza tempo nas reuniões e torna-as mais eficientes e produtivas.

Um outro ingrediente importante para se tomar uma boa decisão é a interação entre as pessoas que a tomarão. Os gestores devem usar as suas habilidades e experiência para examinarem as informações de forma objetiva. Eles devem falar sobre suas preocupações e seus pontos de vista e fazer um debate, de forma que todas as opções sejam consideradas. Pode ser necessário que decidam sobre algumas “regras para debates”, para que as discussões se concentrem no assunto. Pode ser fácil acontecer de as discussões se tornarem improdutivas, em que o mesmo ponto de vista é levantado mais de uma vez, ou em que pessoas específicas sofrem ataques pessoais.

O presidente deve pedir aos membros da direção para que façam uma explosão de ideias e entrem em acordo sobre as regras para debates.

Elas poderiam ser:

• Levante a mão quando quiser falar.
• Não ataque pessoalmente um outro indivíduo.
• Não se interrompam uns aos outros.
• Ninguém pode falar por mais de três minutos de cada vez.
• Ninguém pode contribuir com o debate mais de três vezes.
• Respeite os pontos de vista das outras pessoas.

Estas regras para debates poderiam ser incluídas no manual do conselho administrativo. Elas também poderiam ser escritas numa folha de papel grande, afixada à parede durante as reuniões. O presidente deve assegurar que todos obedeçam às regras para debates e lembrá-los sobre as regras quando necessário.