Como Realizar Reuniões Produtivas? Conheça os Sintomas de Reuniões Que Desperdiçam Tempo

As reuniões são os desperdiçadores de tempo mais institucionalizados nas organizações, embora não existam dados precisos sobre o número de horas gasto com elas. Como ainda não temos uma “cura” para esse desperdício, pelo menos podemos aprender maneiras de tratar seus sintomas:

A) Reuniões que você controla (Tipo “A”): Nove em cada 10 serão no formato de apresentação. Agora que você está preste a produzi-la, trabalhe tanto na preparação como na execução. Antes de iniciar o planejamento de uma estrutura formal (não mais do que 1 hora), pergunte-se:

• Quais meus objetivos?
• Qual é minha audiência?
• Que fatores importantes devem ser transmitidos?
• Como posso melhor comunicá-los ao grupo?
• De que recursos audiovisuais precisarei?
• Onde será a apresentação? Há limitações de tempo?

OBSERVAÇÃO: enquanto se prepara, pense se um gráfico ou desenho irão ajudá-lo. No local da apresentação há luz suficiente para usar uma tela? E as tomadas? Revise seu material e lembre-se que o profissional sabe que ensaiar é o padrão.

B) Reuniões que você não controla (Tipo “B”) : muito tempo fora de sua sala irá rotulá-lo como um “emérito participante de reuniões” (E.P.R.) e não um batalhador sério. Os E.R.R.’s gastam metade de seu tempo em reuniões, conferências, apresentações, etc. Mas, existem outras maneiras de não perder tempo

• Vá somente à parte que tem a ver com você.
• Use seu chefe como desculpa.
• Decida os assuntos sem reuniões
• Envie, em vez disso, um documento escrito
• Assuma o controle se o responsável estiver atrasado
• Assuma o controle se o responsável chegar, mas não iniciar em seguida

OBSERVAÇÃO: se tudo isso falhar e você estiver em uma reunião inútil, é bom editar sua “lista de coisas a fazer”, pois assim continuará sua administração do tempo pautada nas prioridades

Reuniões Produtivas

Abaixo, algumas dicas de estudiosos para que o Gerente torne suas reuniões mais produtivas:

• No máximo oito pessoas (incluindo assessores), pois presume-se que seja mais difícil obter a atenção total de muitos participantes.
• Uma reunião deve ter “pauta”. Ou seja, o assunto a ser tratado deve ser exposto a todos os participantes com certa antecedência, para que os participantes da reunião possam se preparar.
• Uma reunião deve ter no máximo uma hora e meia.
• No máximo dois assuntos – divididos em, no máximo, quatro tópicos.
• O melhor horário para ser realizada é no primeiro horário do expediente, pois presume-se que uma reunião tenha o objetivo de motivar seus participantes. Logo, o dia adequado seria o 1° dia da semana.(2ª feira)
• Gaste os cinco minutos iniciais para estabelecer as regras e as etapas da reunião.
• Conceda 5 minutos a cada um para expor suas idéias.
• Conceda um tempo médio de 20 minutos para debates.
• Se alguém chegar atrasado, não interrompa reunião e peça para o retardatário observar as anotações dos outros sobre os tópicos já tratados.
• Não interrompa quando alguém estiver falando. Anote suas idéias – para não esquecê-las – e leve-as em questão quando tiver oportunidade.